E-Mail

E-Mail hat sich als einer der am meisten genutzten Dienste des Internets nicht nur im privaten sondern auch im geschäftlichen Bereich etabliert. Es ist also wichtig dieses Medium zu beherrschen. Deshalb habe ich hier versucht, die wichtigsten Regeln und einige Tipps kurz darzustellen, die sich durchgesetzt haben.

E-Mail-Adressen

Die meisten Nutzer fixieren sich auf die E-Mail-Adresse, die sie von ihrem Provider (hier in Deutschland meistens T-Online) zugewiesen bekommen. Wechseln sie aber den Provider, müssen sie ihre alte E-Mail-Adresse aufgeben und die Kontakte entsprechend informieren. Es ist besser, sich eine E-Mail-Adresse bei einem unabhängigen Anbieter wie gmx oder web.de einzurichten. Diese Adresse kann man dann unbegrenzt nutzen. Am besten richtest du dir gleich drei Adressen ein: Eine für private und geschäftliche E-Mails, die zweite für Anmeldungen bei Newslettern und Mailinglisten und die dritte für Newsgroups und Anmeldungen, die unseriös erscheinen, so dass diese dritte Adresse regelmäßig gewechselt werden kann..

Rechtschreibung & Zeichensetzung

Du solltest auf jeden Fall die deutsche Rechtschreibung beherrschen, dazu gehört auch die richtige Zeichensetzung: Nach Satzzeichen sollte immer ein Leerzeichen stehen und vor Satzzeichen nie eins:Es ist nämlich falsch , so zu schreiben ,ebenso wie dieses falsch ist ( wird Plenken genannt ). So, wie ich jetzt (ja, so) schreibe, ist es wieder richtig.

Umlaute & der Euro

Merke dir auch, in die Betreff-Zeile nie Umlaute ("ä", "ü", "&", "ö") oder das "ß" zu schreiben, sondern umschreibe dies mit "ae", "ue", "oe" und "ss". Falls dein Name auch einen Umlaut enthält solltest du dies auch so machen. Es gibt nämlich einige E-Mail-Client, die dies falsch anzeigen oder falsch kodieren.
Noch schlimmer ist es mit dem neuen Euro: Die wenigsten E-Mail-Clients kodieren das Euro-Symbol richtig nach ISO-8859-15, denn nur diese Kodierung beinhaltet es. Außerdem muss bei dem Empfänger eine Schrift installiert sein, die das Euro-Symbol schon enthält, damit es überhaupt angezeigt werden kann. Im Zweifelsfall schreibe also den Euro am besten aus.

Formalitäten

Wenn du nicht in in geschäftlichen Dingen mit anderen Personen kommunizierst, dann kannst du sie beruhigt duzen, auch wenn du sie nicht kennst. Wenn es geschäftlich wird, schreibe so wie in einem geschäftlichen Brief.

Virus-Warnungen, Kettenbriefe & Hoaxes

Bestimmt bekommst auch du Warnungen vor gefährlichsten Viren, Aufrufe zum Spenden von Geld oder zum Weiterleiten von E-Mails aufgrund sinnloser Angelegenheiten (Leben retten von todkranken Leuten, unendliche Glückseligkeit usw). Ihre Gemeinsamkeit ist, dass sie logische Fehler haben und dass sie doch bitte an möglichst viele Leute weitergeleitet werden sollen - der so genannte Schneeballeffekt.
Aus meinen Erfahrungen waren 98 % dieser E-Mails einfach falsch, so genannte Hoaxes. Sie haben das Ziel einfach nur die Benutzer zu verunsichern und Ressourcen des Internets und der Benutzer zu verschwenden. Deshalb solltest du dich vor dem Weiterleiten solch einer E-Mail hier [de] informieren, ob du einem Hoax aufgesessen bist. Auch lasse dich nicht von der Tatsache blenden, dass die E-Mail von einem Bekannten ist, der eben noch nicht wusste, was du jetzt weißt.

Viren

Trotz der falschen Warnungen gibt es wirklich Viren, die Schaden anrichten. Heutzutage ist es dank spezieller Programme auch mit dem Wissen eines normalen Benutzers möglich, Viren zu erstellen. Außerdem verhilft die Monokultur von Microsoft-Programmen solchen Viren zu einer raschen Verbreitung, da diese Programme sehr verbreitet sind und meistens einige Sicherheitslücken besitzen, die von Microsoft nicht schnell behoben werden. Außerdem kümmert sich der normale Benutzer wenig um Sicherheits-Updates, sofern Microsoft sie überhaupt bereitstellt. Ebenso gefährlich ist die Voreinstellung von Microsofts E-Mail-Programmen, die potentiell gefährliche Programme und Anhänge selber ausführen oder es ohne Warnung nach einem Mausklick tun. So ist es kein Wunder, dass viele Viren (in dem Fall sind es "Würmer") ohne das Wissen des Benutzers das Adressbuch der Outlook-Programme nutzten und die darin enthalten Personen anschreiben. Die Benutzer merken also gar nicht, dass sie befallen sind.
Ein Ausweg aus dieser Situation ist, sich vernünftige Programme zu suchen und nicht jedem und seinen Anhängen zu vertrauen.

Werbung, Spam

Spam ist unerwünschte Werbung. Deine E-Mail-Adresse kann der Werbende aus verschiedenen Quellen haben: Du kannst sie selbst angegeben haben, sie können in Newsgroups automatisch erfasst werden oder sind nach einem Muster generiert.
Falls du Spam bekommen hat, antworte auf keinen Fall und folge keinem Link, auch wenn dort gemeint wird, dass man dann nicht mehr angeschrieben wird. Tust du dies nämlich, hast du die Existenz deiner E-Mail-Adresse bestätigt und bekommst nun noch mehr Spam.
Du kannst Spam verhindern, indem du in Newsgroups eine nicht genutzte E-Mail-Adresse für den Absender (from-header) angibst, aber deine richtige für die Antwort definiert (reply-to-header). Außerdem ist es ratsam, diese E-Mail-Adressen regelmäßig zu wechseln.

Antworten, Zitieren

Wenn man E-Mails bekommt, antwortet man normalerweise auch darauf. Allerdings hat es sich eingebürgert, sich nicht auf einzelne Teile der E-Mail zu beziehen, sondern einfach den Antworttext vor die Ursprungsmail zu setzen. Für den Adressaten wird es dann schwieriger, die Antworten nachzuvollziehen, da er immer zwischen der Antwort und seinem Text hin- und her wechseln muss. Das nennt man auch TOFU. Es ist für beide Personen besser, direkt nach dem jeweiligen zitierten Text zu schreiben. Außerdem solltest du die Bereiche löschen, um die es in der E-Mail nicht mehr geht. Als Erkennungsmarke für Zitate sollte dieses Zeichen ">" genommen werden.

Mailingliste, Verteiler

Bei diesen Diensten werden E-Mails an mehrere Personen verteilt. Wenn du auf so eine E-Mail antwortest, wird diese an die Mailingliste und somit an alle anderen Personen geschickt. Du solltest also aufpassen, dass, wenn du dich direkt an eine Person wenden möchtest, "Antwort an Absender" wählen musst. Auch solltest du nicht große Anhänge in die Mailingliste schicken, aber dazu gleich mehr.

Anhänge

Es ist praktisch, dass man an die E-Mail beliebige Dateien anhängen kann, aber du solltest es nicht übertreiben, denn wegen einer speziellen Kodierung wird der Anhang um etwa ein Drittel der Ursprungsdatei größer. Du solltest also keine großen Dateien per E-Mail verschicken. Bis zu einem halben Megabyte ist es aber noch in Ordnung. Größere E-Mails werden bei mir aussortiert.

Signatur

Die Signatur befindet sich am Ende der E-Mail und kann Dinge wie die eigene Adresse, Sprüche oder Ähnliches enthalten. Sie wird sollte mit der Zeichenkombination "-- " (also "Bindestrich, Bindestrich, Leerzeichen") abgetrennt werden. An diesem Merkmal erkennen nämlich die anderen E-Mail-Client die Signatur und zeigen sie gesondert an oder löschen diese automatisch beim Antworten. Somit sind andere Abtrennungen wie "vierzig Bindestriche hintereinander" falsch.
Außerdem sollten nicht viel mehr als vier Zeilen für die Signatur verwendet werden.

Verschlüsselung

Da sich die E-Mail als Kommunikationsmedium durchgesetzt hat, werden auch Informationen ausgetauscht, die Dritte nicht bekommen sollten. Nur die wenigsten wissen aber, das es ohne Probleme möglich ist, E-Mails auf dem Weg über das Internet zu lesen und zu verändern. Ist ist also weder gewährleistet, dass die E-Mail wirklich von dem Absender verfasst wurde, noch, dass sie nicht schon ein Dutzend Mal gelesen und geändert wurde!
Es ist aber möglich E-Mails zu verschlüsseln und zu signieren: Beim ersten Verfahren wird der Inhalt der E-Mail codiert, so dass er noch von dem Empfänger lesbar ist, beim zweiten Verfahren wird vor dem Absenden eine eindeutige Quersumme der E-Mail gebildet, die beim Empfänger wieder gebildet wird; stimmen beide überein, dann wurde die E-Mail nicht nachträglich verändert.
Für diese Verfahren hat sich das Programm PGP bzw. seine OpenSource-Version GnuPG etabliert. Mit diesem und entsprechenden E-Mail-Programmen können ohne Problem sicher E-Mails (inklusive der Anhänge) ausgetauscht werden. Ich habe eine Liste mit solche Programme erstellt, die den besseren PGP/MIME-Standard unterstützen.